Uno de los aspectos más importantes en el día a día de un negocio es la gestión documental de la empresa, ya que es lo que permite llevar un correcto funcionamiento de la normativa legal, administrativa y laboral vigente.
No importa el tamaño del negocio, el sector comercial en que se desarrolle la actividad, ni el tiempo que lleves con tu emprendimiento.
En este sentido, lo primero que debes saber es que los empresarios inteligentes y los grandes inversionistas utilizan los documentos legales para proteger sus intereses comerciales y minimizar a los riesgos financieros, es por eso que los documentos legales tienen que estar redactados por expertos que puedan preveer futuros inconvenientes para ti o tu negocio.
Entre los documentos más importantes destacan:
- Acuerdo de Confidencialidad y no divulgación: La información confidencial de una empresa puede ser cualquier cosa desde un plan de negocios, una base de datos, registros financieros, listas de clientes hasta secretos comerciales. Es por ello que es muy común firmar este tipo de acuerdos con contratistas, empleados, co-inversores y hasta socios de negocios. Un buen acuerdo de confidencialidad impide al otro lado de robar o divulgar información sensible, además establece las condiciones de la confidencialidad, cuánto tiempo dura la obligación de confidencialidad, o las limitaciones en el uso de la información, hasta el derecho a obtener una compensación monetaria si la información es divulgada.
- Contratos de Trabajo: No importa si tienes un solo empleado, debes cerrar un contrato de trabajo que está en sincronía con la Ley del Trabajo vigente, que contemple: salarios de los empleados, horarios laborales, horas de descanso, licencia por enfermedad y vacaciones, seguridad y el bienestar, y acciones ante la terminación del empleo.
- Contratos de Arrendamiento: Si tu negocio se encuentra establecido en un local alquilado, es muy importante que cierres un contrato de arrendamiento que establezca con claridad aspectos tales como: duración del contrato así como derechos y obligaciones del arrendador y del arrendatario.
- Acuerdos con proveedores o contratos de servicio profesional. Para muchas empresas es más sencillo contratar servicios externos con otras empresas o personas, para un proyecto puntual o para una actividad constante en el tiempo; los más comunes suelen ser de limpieza o vigilancia. Pero sin importar el proveedor que una empresa necesite contratar el acuerdo es muy importante. En él deben quedar claros los términos y condiciones, garantías del servicio, así como las tarifas o cargos extras, entre otras cosas.
Existen muchos otros documentos legales que tu negocio debe suscribir y mantener al día, y aunque es muy probable que encuentres plantillas con textos básicos para cada uno de estos contratos, mi experiencia me dice que utilizarlos es un gran error.
Un empresario inteligente debe proteger sus intereses frente a posibles riesgos financieros y pasivos legales, es por ello que los contratos legales deben estar redactados a la medida de tus necesidades.
Hablar con un abogado de negocios es el primer paso para entender todas las opciones que tienes y tomar las mejores decisiones sobre la complejidad de los procesos legales con respecto a su negocio.
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